Warum mittelständische Unternehmen keine Mitarbeiter finden

Marcus B. hat 12.000 Euro verbrannt. 16 Monate lang.

StepStone, LinkedIn, Personalberater, Social Media – am Ende: keine einzige passende Bewerbung. Sein Produktionsleiter geht in Rente. Der Nachfolger fehlt.

Marcus B. (Name geändert), Geschäftsführer eines Metallverarbeiters mit 280 Mitarbeitern bei Bielefeld, steht vor einem Problem, das Tausende Mittelständler kennen.

Sein Ergebnis nach 16 Monaten Suche: Bestenfalls Junioren mit Entwicklungspotenzial. Niemand, der die Position ab Tag 1 ausfüllen könnte.

"Der Arbeitsmarkt ist einfach leergefegt", sagt Marcus. "Die Babyboomer gehen in Rente, und die Jungen wollen nicht mehr in die Produktion."

Aber stimmt das wirklich?

Dieser Artikel zeigt: Das eigentliche Problem liegt nicht am Arbeitsmarkt. Es liegt an drei fundamentalen Irrtümern, die mittelständische Unternehmen bei der Mitarbeitersuche machen – und an einer fehlenden HR-Strategie.

IN DIESEM ARTIKEL ERFAHREN SIE:

• Die drei häufigsten Irrtümer bei der Personalsuche im Mittelstand
• Warum Recruiting-Probleme in Wahrheit Strategie-Probleme sind
• Ein konkretes Tool: Die 24-Monats-Methode für strategische Personalplanung
• Wie Sie Nachfolgeplanung auf eine DIN-A4-Seite bekommen

Lesezeit: 9 Minuten

Bonus: Checkliste "Die 24-Monats-Frage" als kostenloser Download am Ende des Artikels

Die drei häufigsten Irrtümer bei der Mitarbeitersuche

Irrtum 1: "Es gibt keine Fachkräfte mehr"

83 Prozent der mittelständischen Unternehmen bezeichnen den Fachkräftemangel als größtes Geschäftsrisiko (DIHK-Konjunkturumfrage 2025). Und tatsächlich: Die demografische Entwicklung ist real. Bis 2030 gehen 6,5 Millionen Babyboomer in Rente. Besonders betroffen sind gewerblich-technische Bereiche. Produktionsleiter, Meister, Techniker.

Aber bedeutet das, dass keine Fachkräfte mehr verfügbar sind? Nein. Die Zahlen zeigen ein anderes Bild: 3,1 Millionen mehr Erwerbstätige als noch 2015, Arbeitslosenquote bei 6,6 Prozent (Januar 2026), Erwerbsbeteiligung von Frauen und Älteren gestiegen.

Die Fachkräfte sind da. Sie sind nur nicht verfügbar. Nicht für Ihre Stellenausschreibung.

Das eigentliche Problem: Die Ersatzteil-Mentalität.

Marcus sucht einen Produktionsleiter mit diesem Profil: Meister oder Techniker, 10+ Jahre Produktionserfahrung, Branchenkenntnisse Metallverarbeitung, Führungserfahrung (mindestens 20 Mitarbeiter), SAP-Kenntnisse, Lean-Management-Zertifikat.

Das sind vielleicht 50 Personen im relevanten Suchradius (maximal 50 Kilometer um Bielefeld). Und diese 50 Personen haben alle einen Job. Einen guten. Mit gewachsenen Beziehungen, eingespielten Teams, bekannten Prozessen.

Warum sollten sie wechseln?

Marcus behandelt seine Suche wie eine Ersatzteilbestellung: "Ich brauche genau DIESEN Produktionsleiter. Mit GENAU DIESEN Spezifikationen. Bringt mir wen passendes aus dem Lager." Aber Menschen sind keine Ersatzteile. Und Organisationen sind keine Maschinen, in denen man einfach ein defektes Teil austauscht.

Die besseren Fragen wären: "Wer in meinem Team könnte diese Rolle in 12 Monaten ausfüllen? Welcher Teamleiter zeigt Führungspotenzial? Wen können wir mit gezieltem Coaching aufbauen? Welche der geforderten Kompetenzen sind in 6 Monaten erlernbar?"

Eine Studie der KfW (2024) zeigt: Unternehmen, die systematisch interne Entwicklung betreiben, haben eine um 40 Prozent geringere Vakanzzeit bei Schlüsselpositionen. Der Grund ist simpel: Sie beginnen nicht erst mit der Suche, wenn die Lücke bereits da ist.

Wenn Sie die Perspektive von "perfekte Passung" zu "entwickelbares Potenzial" ändern, wird Ihr Kandidatenpool zwanzigmal größer. Und der passende Kandidat sitzt möglicherweise bereits in Ihrer Produktion.

Irrtum 2: "Wir brauchen jemanden. Jetzt. Schnell."

Das ist kein Recruiting. Das ist Panik-Modus. Und genau dieser Panik-Modus ist das eigentliche Problem.

In meiner Beratungspraxis sehe ich dieses Muster bei über 80 Prozent der Mittelstandskunden. Die Information ist vorhanden – oft Jahre im Voraus. Die Handlung folgt trotzdem erst, wenn es brennt.

Warum ist das so? Weil HR im Mittelstand überwiegend reaktiv arbeitet. Nicht strategisch.

Reaktive Personalarbeit bedeutet: Stelle wird frei, HR sucht. Mitarbeiter kündigt, HR ersetzt. Die Geschäftsführung sagt "Wir brauchen...", HR liefert. Problem entsteht, HR reagiert. Diese reaktive Haltung hat strukturelle Gründe. In vielen mittelständischen Unternehmen wird HR nicht als strategischer Partner der Geschäftsführung verstanden, sondern als operative Dienstleistungsfunktion. HR sitzt nicht am Tisch, wenn Geschäftsstrategie gemacht wird. HR wird gerufen, wenn die Strategie bereits steht und Personal "gebraucht" wird.



Strategische Personalarbeit bedeutet: 24 Monate vorher wissen Sie, wer Sie verlässt. 18 Monate vorher identifizieren Sie interne Talente. 12 Monate vorher läuft gezieltes Coaching und schrittweise Einarbeitung oder die Entscheidung zur externen Besetzung wird getroffen. 6 Monate vorher läuft die Übergabe bereits. Am Tag X erfolgt ein nahtloser Wechsel ohne Wissensverlust.

Ein Vergleich macht die Absurdität deutlich. Die meisten Mittelständler planen ihre Maschinenparks deutlich vorausschauender als ihre Führungskräfte-Nachfolge. Neue Fräsmaschine? 24 Monate Vorlauf, Budgetplanung, Ausschreibung, Lieferzeit, Installation, Schulung. Neuer Produktionsleiter? "Ach, das wird sich schon irgendwie finden."

Das ist keine Strategie. Das ist Hoffnung. Und Hoffnung ist keine Methode.

Irrtum 3: "Wir sind als Arbeitgeber nicht attraktiv genug"

Die logische Reaktion vieler Unternehmen: "Wir müssen an unserer Arbeitgebermarke arbeiten."

Also beauftragen sie eine Agentur. Instagram-Kampagne: "Wir sind ein tolles Team!" Teamfoto beim Sommerfest. Buzzwords wie "Work-Life-Balance" und "Flache Hierarchien".

Marcus investiert 450 Euro pro Monat. Ergebnis nach vier Monaten: Eine Bewerbung. Nicht passend.

Warum funktioniert das nicht? Weil Arbeitgeberattraktivität nicht durch Marketing entsteht. Sondern durch Realität.

Ich stelle Marcus eine einfache Frage: "Wie viele Ihrer 280 Mitarbeiter haben in den letzten zwölf Monaten jemanden aus ihrem Netzwerk empfohlen?"

Er überlegt. "Zwei, glaube ich?"

Das ist die Wahrheit über Ihre Arbeitgebermarke. Nicht Ihre Instagram-Follower. Nicht Ihre Hochglanz-Broschüre. Sondern: Empfehlen Ihre Mitarbeiter Sie aktiv weiter?

Die Zahlen aus der Recruiting-Forschung sind eindeutig: Mitarbeiterempfehlungen haben eine 21-fach höhere Erfolgsquote als Social-Media-Kampagnen – 43% vs. 1%. Mitarbeiterempfehlungen führen zu 15 Einstellungen pro 100 Kontakte, Social Media Ads nur zu 0,3. Der Grund ist simpel: Ihre Mitarbeiter kennen die Kultur. Sie wissen, wer passt. Sie riskieren ihre Reputation nur für Menschen, von denen sie überzeugt sind. (Quelle: Studie Berberich & Trost, 2021; Metaanalyse LinkedIn Talent Solutions, 2023)

Warum empfehlen Mitarbeiter niemanden? In meinen Gesprächen mit Mitarbeitern mittelständischer Unternehmen kristallisieren sich drei Hauptgründe heraus: Sie wissen nicht, dass gesucht wird. Interne Kommunikation über offene Positionen findet entweder gar nicht statt oder beschränkt sich auf eine E-Mail, die in der Flut untergeht. Sie wollen ihre Kontakte nicht "hineinziehen" – "Warum sollte ich meinem ehemaligen Studienkollegen dieses Unternehmen empfehlen? Damit er hier dieselben Probleme hat wie ich?" Das ist das härteste Feedback – und das ehrlichste. Und sie werden nicht incentiviert. Unternehmen erwarten, dass Mitarbeiter in ihrer Freizeit ihr Netzwerk aktivieren. Ohne Anerkennung, ohne Wertschätzung, ohne Anreiz.

Die unbequeme Wahrheit: Wenn Ihre Mitarbeiter nicht aktiv für Sie werben, dann ist nicht Ihr Marketing das Problem. Dann ist Ihre Unternehmenskultur das Problem. Und die können Sie nicht mit Instagram-Posts überdecken.

Die eigentliche Ursache: Fehlende Personal-Strategie

Alle drei Irrtümer haben eine gemeinsame Wurzel. Es fehlt eine strategische Perspektive auf Personal.

HR wird behandelt wie eine operative Supportfunktion. Wie die IT, die "die Computer am Laufen hält". Oder wie die Buchhaltung, die "die Zahlen macht". HR "macht halt Personal."

Aber: Strategisches Personalmanagement ist kein Support. Es ist ein Business Enabler.

Eine Studie der DGFP (Deutsche Gesellschaft für Personalführung, 2024) zeigt: Nur 23 Prozent der mittelständischen Unternehmen haben eine dokumentierte Personalstrategie, die mit der Geschäftsstrategie verzahnt ist.

Das bedeutet: 77 Prozent planen Personal nach Bauchgefühl. Und genau deshalb finden sie keine Mitarbeiter.

Die Lösung: Die 24-Monats-Methode

Die gute Nachricht: Strategische Personalplanung im Mittelstand muss nicht kompliziert sein. Sie braucht keine 50-Seiten-Strategiepapiere. Keine Beraterprojekte. Keine Software-Einführung.

Sie braucht drei Dinge: Die richtigen Fragen. Einen festen Rhythmus. Die Bereitschaft, vorausschauend zu denken.

So funktioniert die 24-Monats-Methode:

Einmal pro Quartal, 90 Minuten, Geschäftsführung + HR. Dieser Termin wird nicht verschoben. Er hat dieselbe Priorität wie Ihr Jahresabschluss-Termin oder Ihr Strategiemeeting mit dem Beirat.

Die drei Kernfragen:

1. Wer verlässt uns in den nächsten 24 Monaten?

Erstellen Sie eine vollständige Liste: Rente (Wer geht sicher? Wer könnte früher gehen?), Elternzeit (Wer plant Kinder? Wer verlängert?), Sabbatical (Wer hat Auszeiten angekündigt?), Fluktuation (Wer könnte kündigen? Seien Sie ehrlich!), interne Beförderung (Wer rückt auf? Wessen Stelle wird dann frei?).

Diese Liste muss konkret sein. Mit Namen. Kein "Vielleicht geht mal jemand".

2. Welche neuen Kompetenzen brauchen wir?

Schauen Sie auf Ihre Geschäftsstrategie: Welche neuen Märkte erschließen wir? Welche Produkte entwickeln wir? Welche Prozesse digitalisieren wir? Welche Kundenanforderungen verändern sich?

Beispiel Metallverarbeitung: Automatisierung bedeutet, der Produktionsleiter muss Datenanalyse verstehen. Nachhaltigkeit bedeutet, der Vertrieb muss CO2-Bilanzierung erklären können. Digitale Auftragsabwicklung bedeutet, die Sachbearbeitung braucht CRM-Kompetenz.

Listen Sie die Kompetenz-Lücken auf. Nicht die Stellen-Lücken.

3. Wen können wir entwickeln? Wo müssen wir extern suchen?

Gehen Sie jede Position durch. Ist Nachfolge intern entwickelbar? Dann fragen Sie: Wer hat Potenzial? Was muss die Person lernen? Bis wann muss die Entwicklung abgeschlossen sein? Was brauchen wir dafür – Coaching, Training, Shadowing? Soll Nachfolge als Neueinstellung besetz werden? Dann fragen Sie: Warum können wir es nicht intern aufbauen? Welche Kompetenzen sind nicht entwickelbar? Wann starten wir die Suche? (NICHT: "Wenn die Person weg ist!")

Das Ergebnis: Eine einfache Excel-Tabelle.

Das wars. Eine Seite. Sechs Spalten. Alle Schlüsselpositionen erfasst.

Diese Tabelle wird jedes Quartal aktualisiert. Neue Namen kommen hinzu. Status wird geprüft. Maßnahmen werden nachgehalten.

Das ist strategische Personalplanung im Mittelstand. Kein Buzzword-Bingo. Kein Konzern-Tool. Nur die richtigen Fragen zur richtigen Zeit.

Der entscheidende Unterschied: Vom Reagieren zum Gestalten

Kehren wir zurück zu Marcus und seinem Produktionsleiter-Problem.

Was ist schiefgelaufen? Marcus hatte 18 Monate Zeit. Er wusste, dass sein Produktionsleiter in Rente geht. Die Information war vorhanden. Aber er hat sie nicht genutzt. Er hat gewartet. Gehofft. Und dann panisch gesucht.

Was hätte funktioniert?

Stellen Sie sich vor, Marcus hätte vor 24 Monaten die 24-Monats-Methode angewendet:

Vor 24 Monaten (Quartal 1/2024): Die drei Fragen beantwortet. "Produktionsleiter geht Q4/2026. Automatisierung kommt, neue Kompetenzen nötig. Thomas Müller (Teamleiter Vormontage) hat Potenzial."

Vor 18 Monaten (Quartal 2/2024): Gespräch mit Thomas: "In 1,5 Jahren könnte das deine Rolle sein. Hast du Interesse?" Entwicklungsplan erstellt: Coaching, Weiterbildung Lean Management, Führungskräfte-Training. Externer Coach beauftragt.

Vor 12 Monaten (Quartal 1/2025): Thomas begleitet Produktionsleiter bei allen strategischen Entscheidungen. Wöchentliche Reflexionsgespräche. Erste eigenständige Projekte (z.B. Einführung neues Schichtsystem).

Vor 6 Monaten (Quartal 3/2025): Thomas übernimmt 50 Prozent der Aufgaben. Produktionsleiter coacht nur noch, entscheidet nicht mehr. Team weiß Bescheid, Übergabe ist kommuniziert.

Heute: Produktionsleiter geht. Thomas übernimmt nahtlos. Kein Wissensverlust. Keine Panik. Keine 16 Monate erfolglose Suche. Keine 12.000€ verschwendet.

Fazit: Ihr Problem ist nicht der Arbeitsmarkt

Wenn Sie seit Monaten keine passenden Mitarbeiter finden, liegt das nicht am leergefegten Arbeitsmarkt. Es liegt nicht an Ihrer regionalen Lage. Es liegt nicht an fehlendem Budget für Personalberater.

Es liegt daran, dass Sie die falschen Fragen stellen. Zum falschen Zeitpunkt.

Die richtigen Fragen sind:

• Wen können wir intern entwickeln? (Nicht: Wen können wir extern finden?)
• Welche Kompetenzen braucht unser Geschäft in 24 Monaten? (Nicht: Welche Stelle müssen wir besetzen?)
• Wie planen wir Personal strategisch statt reaktiv? (Nicht: Wie füllen wir die Lücke schneller?)

Strategische Personalplanung im Mittelstand ist kein akademisches Konzept. Es ist pragmatisches Handwerk. Drei Fragen. Sechs Spalten. Eine Seite. Einmal im Quartal.

Aber es erfordert eines: Anfangen.

Die gute Nachricht: Sie können heute anfangen. Blocken Sie 90 Minuten in Ihrem Kalender. Laden Sie Ihre HR-Leitung ein (oder Ihre Co-Geschäftsführung). Beantworten Sie die drei Fragen.

Die schlechte Nachricht: Wenn Sie es nicht tun, stehen Sie in 16 Monaten wieder hier. Und suchen wieder. Vergeblich.

Über den Autor

Jens Olberding ist Geschäftsführer der läuft Consulting GmbH und berät mittelständische Unternehmen zu strategischem Personalmanagement. Sein Fokus liegt auf pragmatischen Lösungen ohne Berater-Sprech. Methoden, die in der Praxis funktionieren und mit den vorhandenen Ressourcen umsetzbar sind.

Kontakt: moin@laeuft.gmbh